Quelle différence avec l’offboarding ?

L’offboarding couvre les 4 dernières semaines de tout départ ; la passation traite un expert clé avec 90 jours avant et 90 jours après.

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Usage · Conformité

Passation avant départ : 90 jours pour que le savoir d’un expert ne parte pas avec lui

Q: L’expert n’est pas à l’aise avec les outils numériques, comment fait-il ?

Il répond à des questions guidées, à l’oral ou en vidéo depuis un téléphone, et l’assistant IA structure la capsule ; Cards Studio peut prendre en charge la mise en forme.

Q: Combien de capsules faut-il pour un poste de 20 ans ?

En pratique 20 à 40 capsules, celles identifiées comme critiques par les collègues et successeurs.

Q: Et si le successeur n’est pas encore recruté au moment du départ ?

Les capsules sont capturées avant le départ et le futur recruté les suit à son arrivée avec la même routine d’ancrage.

Un départ en retraite, une mobilité, une fin de mission : dans les 3 derniers mois, l’expert qui part détient des savoirs que personne n’a jamais écrits. Les astuces de la machine n° 3, l’historique d’un client, la procédure officieuse qui marche vraiment. Un document de passation de 40 pages ne sera pas lu. Avec Cards, les 90 derniers jours deviennent une routine de transmission : l’expert enregistre ses savoirs en capsules courtes (avec l’IA pour aller vite), ses successeurs les reçoivent et les ancrent par la Learning Routine®, et le savoir reste dans l’entreprise, réactivable pour les suivants.

Réserver une démo Voir une routine type

PublicExperts qui partent, successeurs, managers

Rythme90 jours avant, 90 jours après

FormatCapsules enregistrées par l’expert

MesureSavoir transmis et ancré

Le constat

Le jour du pot de départ, 20 ans de savoir sortent par la porte

La passation est prévue, rarement outillée : quelques journées en binôme, un document rédigé à la hâte, une boîte mail transférée. Résultat :

Les savoirs tacites (le « comment on fait vraiment ») ne sont jamais capturés

Le successeur est noyé en 3 jours de binôme et retient 10 % de ce qu’il a entendu

6 mois après, on rappelle l’ancien pour une question que personne ne sait résoudre

Au départ suivant, tout est à refaire, rien n’a été capitalisé

Une passation réussie se mesure 6 mois après le départ : quand personne n’a eu besoin d’appeler l’ancien. Cela suppose de capter les savoirs en petites unités, puis de les faire pratiquer, pas de les empiler dans un document.

L’approche Cards

Capter en 90 jours, ancrer en 90 jours, garder pour toujours

Faire parler l’expert en capsules courtes, les faire pratiquer par ses successeurs, et constituer un patrimoine réutilisable au prochain départ.

Les sciences cognitives l'établissent depuis longtemps. Selon la méta-analyse de Cepeda et al. (2006, Psychological Bulletin), qui réunit 317 expériences, des révisions espacées produisent une meilleure rétention à long terme que les mêmes révisions groupées. Roediger et Karpicke (2006, Psychological Science) montrent l'effet de test : une semaine après, les étudiants qui s'étaient testés trois fois retenaient 61 % d'un texte, contre 40 % pour ceux qui l'avaient relu quatre fois.

L’expert enregistre, l’IA met en forme

✓1 capsule par savoir : une procédure, une astuce, un client, un piège à éviter, un contact clé

✓L’expert dicte, filme ou répond à des questions guidées ; l’assistant IA structure en formation courte avec quiz

✓Guide d’entretien de passation fourni : les 30 questions qui font sortir les savoirs tacites

Interface d'édition d'une formation courte dans Cards

Tableau de bord Cards : formations RGPD et progression des utilisateurs

Les successeurs pratiquent, avant et après le départ

✓Routine démarrée pendant que l’expert est encore là, pour poser les questions à temps

✓Rappels espacés pendant les 90 jours suivant le départ, sur les savoirs les plus rares

✓Plusieurs successeurs, plusieurs sites : chacun reçoit la part qui le concerne (voir le moteur)

Un patrimoine qui reste

✓Les capsules restent dans Cards, indexées, réactivables pour le prochain arrivant ou le prochain départ

✓Preuve que la transmission a eu lieu : capsules créées, suivies, maîtrisées, par successeur

✓Reconnaissance de l’expert : badge « transmetteur », capsules signées de son nom (tableau de bord)

Application mobile Cards : formations courtes au poste de travail

Exemple de routine

Une routine de passation sur 180 jours, à cheval sur le départ

4 phases : cartographier, capter, pratiquer avec l’expert, puis ancrer sans lui. Exemple pour le départ en retraite d’un technicien de maintenance référent.

▶Lancement de la routineDéclenchée J-90, pour l’expert et ses successeurs

J-90 à J-61 · Cartographier ce qui doit être transmis

Micro-formation : la démarche conformitéEnjeux, objectifs et risques pour l’entrepriseJour 1

Vrai ou faux : les idées reçuesJour 3 · RGPD, sécurité

Cas vécu : un incident évité sur le terrainJour 5 · témoignage

✓Sondage aux collègues : quelles questions posez-vous toujours à l’expert ?J-85

Vos droits et vos devoirs en 3 minutesJour 9

J-60 à J-31 · Capter : 1 capsule par jour

⇄Condition : selon le successeur et le périmètreMachines, clients, fournisseurs, procédures

Bureau

Capsule métier : bureauChaque semaine

✦La panne que personne d’autre ne sait diagnostiquerCapsule filmée par l’expert

Usine et terrain

Capsule métier pour l'usine et le terrain

Capsule métier : usine et terrainChaque semaine

◉Sondage aux successeurs : ce qui reste flouOriente les capsules suivantes

Récap de la semaine : 3 points clésFin de chaque cycle

J-30 à J · Pratiquer avec l’expert encore là

☷Mission : réaliser 1 intervention clé seul, l’expert observeDébrief en 3 questions, enregistré dans CardsÉtape externe

Réagir face à une anomalieProcédure, contact, réflexe

◎Auto-évaluation : les 20 savoirs critiquesCe qui n’est pas acquis est retravaillé avant le départ

✦Quiz d’équipe : « que ferait-il ? »Animé par l’expert lui-même

Mise à jour : nouvelle norme ou procédureSi besoin

J+1 à J+90 · Ancrer sans lui

✓Rappels espacés sur les savoirs rares, 2 par semaineRappel espacé

Témoignage interne : intégrer la conformitéSuccess story

Et si ça arrivait vraiment ?Mise en situation de risque

Quiz final et attestation de validationLa preuve de formation est tracéeAttestation

◉Bilan J+90 : savoir transmis, savoir maîtrisé, savoir archivéLes capsules restent disponibles pour les suivants

Exemple paramétrable sur 180 jours, à raccourcir pour une mobilité interne ou une fin de mission. En bonus : guide d’entretien de passation, capsules signées par l’expert, bibliothèque de savoirs par poste. Pour la version courte : Offboarding.

Les bénéfices

Le savoir reste, l’expert part tranquille

Des successeurs autonomes côté terrain, un patrimoine de savoirs côté entreprise, une reconnaissance côté expert.

Clara, chargée de projets chez Sider, souligne : « Cards propose un format de formation très apprécié des collaborateurs, se traduisant par un taux d'engagement de 70 % sur l'ensemble des formations que nous proposons. »

✓

Moins d’appels à l’ancien

Les savoirs rares ont été pratiqués et réactivés, pas seulement entendus une fois.

✓

Les savoirs tacites capturés

Le guide d’entretien et le format court font sortir ce qu’un document de passation ne contient jamais.

✓

Un expert valorisé jusqu’au bout

Ses capsules portent son nom et servent après lui : une fin de carrière utile, pas un placard.

✓

Capitalisé pour le prochain départ

Capsules, suivis et maîtrise par successeur dans le tableau de bord, et une bibliothèque de savoirs par poste qui grandit à chaque passation.

85 %de complétion moyenne des formations suivies sur Cards en 2025, tous usages confondus.

Avis clients

Ils témoignent

Nos clients vous expliquent comment Cards a rationalisé leurs flux de travail et stimulé l'ancrage sans impacter négativement la QVT et la productivité de leurs équipes

Portrait d'un homme souriant avec une chemise blanche à motifs, en arrière-plan flou d'arbres verts.

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Plus de 200 entreprises nous font confiance, pour près de 100 000 utilisateurs dans le monde entier.

Très intuitif et facile! Un vrai gain de temps pour créer mes formations, les diffuser et faire le suivi. Mes équipes sont également ravies et assidues!

Déborah G.

My English School France

On utilise Cards depuis 2021 et l'impact est fort sur la qualité des parcours proposés :
+200% d'application terrain des nouvelles compétences +300% de résultats opérationnels des équipes

Anna

My Learning Store

Cards permet d’aller vite et d’être efficace autant dans la création que le partage de micro-formations.

Portrait d'une femme souriante avec des lunettes et une chemise blanche, sur un fond bleu dégradé.

Véronique

Naos

Nous avons pu concevoir plus de 50 micro-formations en 6 mois, de manière intuitive, efficace et avec un rendu professionnel, à destination de nos clients.

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Nicolas B.

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Très utile en complément des formations en santé sécurité. Tout a été pensé pour réaliser ses modules facilement, sans compétence informatique particulière.

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Ludovic A.

Formateur SST

Questions fréquentes sur la passation de savoirs

Ce que les DRH, directeurs industriels et managers nous demandent avant un départ clé.

L’expert n’est pas à l’aise avec les outils numériques, comment fait-il ?

Il n’a rien à mettre en forme : il répond à des questions guidées, à l’oral ou en vidéo depuis un téléphone, et l’assistant IA de Cards structure la capsule. Un collègue ou le manager peut aussi le faire parler et saisir pour lui. Cards Studio peut prendre en charge toute la mise en forme.

Combien de capsules faut-il pour un poste de 20 ans ?

En pratique 20 à 40 : celles que les collègues et successeurs identifient comme critiques au démarrage, pas tout le poste. Le sondage initial fait le tri. La progression se suit dans le tableau de bord.

Quelle différence avec vos pages Offboarding et Transmissions et REX ?

L’offboarding couvre les 4 dernières semaines de tout départ ; les transmissions et REX capitalisent en continu. Cette page traite le cas d’un expert clé dont le départ est prévisible, avec 90 jours avant et 90 jours après. Voir Offboarding et Transmissions et REX.

Et si le successeur n’est pas encore recruté au moment du départ ?

C’est justement le cas où la routine est la plus utile : les capsules sont capturées avant le départ et le futur recruté les suit à son arrivée, avec la même routine d’ancrage. Le manager ou un collègue référent valide les missions terrain.

Comment traiter plusieurs départs en même temps, par exemple une vague de retraites ?

La routine est un modèle : chaque expert la lance à sa date, les capsules alimentent une bibliothèque par poste et les successeurs reçoivent la part qui les concerne. Pour un plan de départs à 2 ou 3 ans, voir Skills et compétences

Pour aller plus loin

Pour un savoir qui reste après le départ, découvrez le cycle d’ancrage, les garanties de sécurité de la plateforme et notre page Transmissions et REX.

→ le cycle d'ancrage

→ sécurité et accessibilité de la plateforme

→ transmissions et retours d’expérience

Une question ? Trouvez des réponses rapides dans notre FAQ.

Passation avant départ : 90 jours pour que le savoir d’un expert ne parte pas avec lui

Le jour du pot de départ, 20 ans de savoir sortent par la porte